Pour s’adresser à un notaire par mail, il faut respecter certaines règles de forme. En effet, le notaire est un professionnel du droit et il est soumis à des règles très strictes.
Il ne faut pas oublier que le notaire a une mission d’intérêt général, c’est-à-dire qu’il doit veiller au bon respect des lois et des règlements. Cela implique donc qu’il ne peut pas répondre à toutes les demandes qui lui sont adressées, mais seulement celles qui relèvent de sa compétence.
Il faut donc être précis dans sa demande pour éviter toute erreur et tout litige ultérieur.
Pourquoi faire appel à un notaire par mail ?
La vente ou l’achat d’un bien immobilier est une étape importante dans la vie de chacun.
Vous avez peut-être déjà entendu parler des formalités notariales, mais êtes-vous au courant de tout ce qu’elles impliquent ? Si cette question vous intéresse, nous allons ici vous expliquer comment faire appel à un notaire par mail pour réaliser un acte authentique. Pourquoi faire appel à un notaire par mail ? Il y a plusieurs raisons qui peuvent pousser un particulier ou une personne morale à recourir aux services d’un notaire : Définir le cadre juridique et les conditions de l’acte Déterminer les droits et obligations des parties Identifier les documents nécessaires Enregistrer l’acte Authentifier et certifier son contenu Garantir la sécurité juridique Rédiger l’acte Notarié Rendre public et opposable le contenu de l’acte Le rôle du notaire Lorsqu’un particulier ou une personne morale souhaite accomplir un acte authentique, il doit demander à son notaire d’intervenir. Ce professionnel du droit dispose en effet des compétences requises pour agir dans le respect du cadre juridique imposé par la loi. De plus, il est également habilité à garantir la sécurité juridique des contrats grâce aux dispositions prises en matière d’authentification et de certification.
Les missions du notaire La mission principale du notaire consiste donc à authentifier les actes qu’il reçoit conformes aux exigences juridiques applicables afin que ceux-ci soient opposables aux tiers.
Les avantages de faire appel à un notaire par mail
L’utilisation des nouvelles technologies de communication, notamment Internet, a permis de rendre plus accessible l’information. Ainsi, le notaire peut désormais proposer un service juridique en ligne. Ce type de prestation permet au client d’obtenir la réponse à sa question par mail ou par téléphone. Pour cela, il suffit au client de se connecter sur le site internet du notaire concerné et d’y trouver la rubrique « Contact ».
Il aura alors accès à différentes informations relatives aux services proposés par le professionnel : horaires d’ouverture, adresse du cabinet, coordonnées des collaborateurs… Le client peut également y trouver les informations relatives aux consultations juridiques en ligne : modalités et tarifs applicables pour chacune des prestations proposées par le professionnel.
Il est également possible pour le client de prendre directement rendez-vous avec un collaborateur via son agenda en ligne.
Lorsque la consultation est terminée, les données sont stockées sur un serveur sous format numérique afin que le client puisse ensuite imprimer une attestation ou bien l’envoyer au notaire concerné.
Les différentes étapes à suivre pour adresser un notaire par mail
Si vous souhaitez adresser un notaire par mail, il est important de savoir que cette démarche est réglementée.
Il faut ainsi respecter certaines règles et suivre des étapes qui seront détaillées dans la suite de l’article. Commencez tout d’abord par vous assurer que le destinataire du message est bien un notaire. Si ce n’est pas le cas, alors ne faites pas cette démarche.
Vérifiez ensuite que le notaire à qui vous voulez envoyer votre message ne soit pas en train d’en recevoir un autre.
Lorsque vous êtes sûr de pouvoir envoyer votre courrier au bon destinataire, veillez à ce qu’il soit bien rédigé et qu’il ne contienne aucune erreur ou ambiguïté. Pour éviter les erreurs et les malentendus, il est préférable d’adresser votre courrier à une personne physique plutôt qu’à une personne morale. Ensuite, envoyez-lui votre mail via une messagerie sécurisée pour éviter toute indiscrétion ou interception du document par un tiers indésirable ou malveillant (spam). Enfin, n’oubliez pas d’indiquer clairement sur l’objet du message son contenu exact : « demande de rendez-vous » ou « demande de renseignements »…
Les éléments nécessaires pour adresser un notaire par mail
Pour adresser un notaire par mail, il faut prendre le temps de rédiger l’objet de son mail. Celui-ci doit être clair et précis. Si vous souhaitez faire une demande de renseignement, n’oubliez pas d’indiquer le numéro de téléphone où l’on peut vous joindre sans difficultés. Par ailleurs, si votre demande est urgente, n’hésitez pas à indiquer les heures auxquelles vous serez disponible pour répondre au téléphone afin que votre message soit traité rapidement. Pour les courriers dématérialisés (courriel), il est important d’utiliser un logiciel capable d’envoyer des e-mails corrects et non des spams qui risquent de polluer la boîte électronique du destinataire.
Lorsque vous envoyez un courrier par e-mail, n’oubliez pas d’indiquer au destinataire votre nom et prénoms ainsi que celui de la personne qui a transmis le courrier à sa place. Une signature manuscrite ne suffit plus pour donner une certaine crédibilité à votre envoi électronique.
Il est possible d’ajouter une signature manuscrite sur un document scannée mais cette solution n’est pas reconnue juridiquement contrairement à une signature manuscrite faite directement sur le document papier signé avant d’être scannée puis joint au document électronique envoyée par e-mail.
Ce qu’il faut éviter de faire lorsque vous adressez un notaire par mail
La rédaction de la lettre de demande d’ouverture d’un compte bancaire notarié est une étape importante.
Il faut savoir que cette opération peut s’effectuer par voie postale, mais aussi électronique.
La lettre adressée au notaire doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception.
Il convient alors d’indiquer le nom du client, sa date et son lieu de naissance ainsi que son adresse exacte. Par ailleurs, il faut indiquer les coordonnés précises du notaire : le cabinet et son numéro de téléphone. Enfin, il est impératif d’inclure une copie des pièces justificatives nécessaires à l’ouverture du compte bancaire notarié (actes authentiques, procuration sur un autre compte ou contrat sous seing privé).
Le courrier électronique constitue une alternative intéressante pour contacter un notaire et lui faire parvenir les documents nécessaires à l’ouverture d’un compte bancaire chez ce professionnel. Cependant, il ne peut pas remplacer la lettre classique envoyée par courrier postal en recommandée avec accusé de réception.
Les erreurs à ne pas commettre lorsque vous adressez un notaire par mail
Afin d’éviter les abus de la part des notaires, l’article 1112 du Code civil dispose que « le mandat doit être écrit, daté et signé par les parties ».
Le notaire ne peut donc pas recevoir un mandat par courrier électronique. Cette pratique est pourtant courante, en particulier pour les actes de vente immobilière qui sont dématérialisés depuis quelques années.
Il convient donc d’être vigilant si vous souhaitez adresser un mandat à votre notaire par mail. En effet, cela peut sembler anodin mais cela reste une simple erreur qui peut avoir de graves conséquences sur l’interprétation faite des termes du contrat par le notaire. Pour rappel, il existe plusieurs types de mandats : – le mandat authentique (acte sous seing privé) qui prouve la volonté libre et non équivoque du propriétaire à confier la gestion d’un bien immobilier ; – le mandat sous seing privé (acte sans formalisme) qui permet au titulaire de gérer un bien immobilier sans passer devant un notaire ; – le mandat exclusif (pour une durée limitée) qui oblige le titulaire à rester exclusivement avec son client ; – le mandat semi-exclusif (avec possibilités réversibles) qui autorise toute personne agréée par le client à vendre ou acheter son bien immobilier ; – le mandat simple (sans limitation dans la durée).
La distinction entre ces différents types de contrats est importante car elle conditionne la portée juridique du document reçu par votre notaire !
Comment bien choisir son notaire par mail ?
Le choix d’un notaire est une étape importante lorsque vous faites un investissement immobilier ou que vous achetez un bien.
Le notaire est le professionnel qui va rédiger l’acte de vente et s’assurer que toutes les conditions soient bien respectées.
Il va également garantir la validité du contrat de vente et veiller à ce que les transactions se fassent en bonne et due forme.
Il se charge aussi de sécuriser le financement des acquisitions immobilières.
Vous pouvez faire appel à un notaire ou choisir d’engager votre propre notaire pour la transaction immobilière.
Les services proposés par un notaire peuvent être très variés, mais ils restent toujours en rapport avec la transaction immobilière, comme : La rédaction de l’acte authentique La transmission des documents utiles au client La consultation juridique Le suivi du déroulement des opérations L’aide à la négociation L’examen préalable du dossier avant toute signature La recherche d’informations sur le droit immobilier, sur les règles de copropriété, etc… Avantages Si votre projet concerne plusieurs biens immobiliers identiques (par exemple : maison, appartement), vous pouvez engager un seul notaire pour toute la transaction. Cela permet d’alléger les frais liés à cette opération et simplifie énormément les démarches administratives car elles seront faites par une seule personne : le notaire Vous disposez alors d’un interlocuteur unique qui connaît parfaitement votre dossier.
Inconvénients Un certain nombre de frais sont liés à l’intervention du notaire : honoraires fixes et honoraires proportionnels aux montants en jeu (en %).
Pour s’adresser à un notaire par mail, il faut le faire de manière formelle et professionnelle. Le mail est lu comme du courrier et non comme une correspondance privée. Il ne faut jamais mettre d’accent ou d’espace avant les majuscules. Il ne faut pas mettre de point dans un email.
